Vidéo: Comment Annuler Une Réunion
2023 Auteur: Madeline Holiday | [email protected]. Dernière modifié: 2023-05-24 11:49
Si une réunion d'affaires avec des clients potentiels ou des partenaires commerciaux ne peut avoir lieu pour quelque raison que ce soit, il est nécessaire d'en informer la contrepartie le plus tôt possible et de trouver un moyen de sortir de la situation actuelle qui convient aux deux parties. Lieu: Lieu: Les règles de la communication professionnelle prescrivent d'informer le partenaire de l'annulation de la réunion par écrit, puis de dupliquer le message par un appel téléphonique. La forme du message dépend du niveau des relations qui se sont développées entre vos organisations et ses représentants en particulier. Parfois, une courte lettre envoyée par e-mail suffit, par exemple, «veuillez reporter la réunion à la semaine prochaine, merci de votre compréhension». Si la relation n'est pas encore établie, vous devez rédiger une lettre officielle sur le papier à en-tête de l'organisation et la certifier par la signature d'une personne autorisée.
Au début de la lettre, exprimez vos regrets. Utilisez des formulaires polis qui sont acceptables pour les lettres commerciales, par exemple, "Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée …" Vous ne devez pas entrer dans les raisons qui vous ont incité à annuler la réunion, car votre contrepartie ne s'en soucie pas. Il convient d'utiliser les expressions «en raison de circonstances indépendantes de notre volonté…», «en relation avec la situation actuelle du marché».
Proposez à la contrepartie de reporter la réunion à un autre moment opportun. Il est préférable de lui faire savoir que vous êtes prêt à considérer ses conditions concernant le lieu et l'heure de la réunion. Si le refus de se réunir est dû au fait qu'en principe, les contrats ne peuvent pas être conclus entre vos organisations, veuillez informer que vous contacterez définitivement l'organisation si vous avez besoin de ses services dans un avenir prévisible. N'écrivez pas que «votre entreprise n'a pas besoin de produits de cette catégorie» ou «les concurrents sont moins chers», c'est impoli. Terminez la lettre avec des voeux de prospérité pour votre entreprise, signez-la. Assurez-vous d'inclure la date de rédaction.
Envoyez la lettre par fax ou e-mail. Assurez-vous qu'il a été livré au destinataire. Appelez la contrepartie, demandez-lui si la lettre est arrivée et présentez à nouveau vos excuses pour le fait que la réunion ne peut avoir lieu.
